Как перевезти офис: тонкости успешной организации переезда

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Как подготовиться к переезду офиса
  • Что и как перевозить при смене офисных помещений
  • Как правильно перевезти документы при переезде офиса
  • Как лучше всего организовать переезд офиса

Нашу жизнь нельзя назвать постоянной, и зачастую мы устаем от старой мебели, перестаем чувствовать себя комфортно в маленькой квартире, а офис компании, расположенный в «Новокукуево» уже не способен удовлетворить наши потребности. И в таком случае мы начинаем задумываться о переезде. Самое главное в таком случае – не спешить, воздержаться от совершения необдуманных действий и принятия поспешных решений. Из этой статьи вы узнаете о том, как перевезти офис, подготовиться к переезду и организовать его наилучшим образом.

Важные этапы подготовки офиса к переезду

Существуют два варианта того, как перевезти офис, первый из которых заключается в быстром перемещении имущества организации, а второй – в постепенном.

Рассмотрим вторую концепцию переезда – постепенную. При таком подходе мероприятие может растянуться на несколько недель, а то и на несколько месяцев. На протяжении этого времени в выбранное помещение постепенно перемещаются различные подразделения организации.

При подобном варианте организация продолжает работать в своем ритме, осуществляя деятельность в обычном режиме. Среди недостатков такого переезда отметим существующую вероятность его затягивания, что может быть вызвано плохой организацией самого процесса. К тому же может снизиться эффективность взаимодействия между офисными подразделениями, которая была бы на более высоком уровне при их нахождении в одном помещении. Также может возникнуть проблема с переносом и своевременностью подключения различных офисных коммуникаций.

Первая концепция предполагает быстрый переезд. Такое перемещение занимает несколько дней (как правило, два-три) и возможно в том случае, если число рабочих мест в компании не превышает трехсот. Подобный вариант также позволяет не приостанавливать работу компании на длительный срок. Идея быстро перевезти офис может стать отличным решением для многих небольших организаций. А значит, затевая глобальное перемещение предприятия, можно, не задумываясь, останавливаться именно на первом варианте.

При выборе места для нового офисного помещения не стоит исходить лишь из соображений престижа.

Если вашу целевую аудиторию составляют строительные и монтажные организации, то лучше переезжать в развивающиеся районы, в которых ведется активная застройка.

Итак, вы нашли место, и оно вас устраивает. Однако не следует забывать о том, что переезжать вы будете не в одиночестве, а со всеми своими сотрудниками. Чтобы не растерять их, поднимите информацию, касающуюся места жительства каждого из них. Если месторасположение нового офиса будет находиться далеко от дома сотрудников и иметь неудобную для большинства транспортную развязку, то лучше подумать об этом заблаговременно, проведя подготовительную работу с коллективом.

Вам придется стать психологом, поразмыслить над тем, чего не хватает подчиненным, чем вы можете компенсировать дискомфорт от переезда. Объявив о переезде, расскажите людям о преимуществах, которыми будет обладать новое место (в зависимости от ваших возможностей и потребностей сотрудников). Например, что кабинеты в новом помещении будут удобнее и просторнее, в буфете будут предлагаться домашние обеды по доступным ценам, на кухне – бесплатный чай, кофе и сладости, заинтересуйте подчиненных увеличением зарплаты или снижением количества обязанностей в связи с приемом новых сотрудников.

Решив все вопросы с работниками, можно приступать к решению вопроса о том, как перевезти офис, организовав процесс наилучшим образом. Скорее всего вы не располагаете достаточным количеством времени для самостоятельного решения всех организационных моментов, поэтому стоит возложить данные обязанности на кого-либо из подчиненных. Главное, не забудьте снять с него ряд других обязанностей, иначе ему не хватит времени для координации переезда.

Итак, вы решили вопрос о переезде, предупредили и подготовили сотрудников, назначили координатора. Но до того момента, как вы с головой уйдете в решение организационных вопросов, не забудьте составить и разослать письма всем клиентам и партнерам, в которых сообщите о смене места нахождения офиса, укажите новый адрес, дату, с которой компания начнет работать на новом месте. К письму можно также приложить карту и схему проезда.

Задумавшись о том, как перевезти офис, учтите, что вам не обойтись без четкого плана переезда, учитывающего все необходимые работы, которые следует выполнить, не только в новом, но и в старом помещении.

7 советов, которые помогут максимально быстро и удобно перевезти офис

Этап организационных работ предполагает учет всех мелочей, облегчающих переезд, ведь в этом случае вы сможете перевезти офис в сжатые сроки и с наименьшими затратами.

Совет 1. Составьте план помещений действующего офиса, отметьте имеющиеся рабочие места, а также относящуюся к ним мебель. Теперь необходимо подготовить план новых помещений и определить места расположения столов, шкафов и других предметов обстановки.

Существенное значение имеет площадь помещений, расположение дверных и оконных проемов, габариты мебели. Следует заблаговременно позаботиться об электрических розетках для офисной техники, они должны быть в достаточном количестве и находиться в местах, удобных для подключения.

Совет 2. Решая, как перевезти офис, определите, каков будет объем перевозок, выберите подходящий транспорт. Если офисы находятся не слишком далеко друг от друга, а все вещи не помещаются в одну малотоннажную машину, то можно совершить два рейса. При необходимости сделать четыре и более рейсов, лучше воспользоваться парой единиц транспортных средств.

Если же предполагается перевезти офис на значительное расстояние либо существует вероятность попасть в пробку, то лучше заказать один автомобиль повышенной вместимости, поскольку стоимость перевозки груза транспортным средством, объем кузова которого составляет тридцать кубометров, будет ниже в сравнении с использованием четырех автомобилей «ГАЗель».

Совет 3. Думая о том, как перевезти офис оперативно, воспользуйтесь услугами бригады грузчиков. Их численность должна соответствовать объемам работ. При наличии в офисе сейфа или других негабаритных или тяжеловесных объектов для транспортировки, вам придется прибегнуть к помощи такелажников.

Грузчики могут не только вынести и погрузить в транспорт офисное имущество, но и разобрать мебель в старом помещении и собрать ее на новом месте.

Совет 4.

Следует позаботиться о том, чтобы правильно упаковать вещи:
  • подготовьте для сотрудников коробки, в которые они будут упаковывать личные предметы;
  • упаковав в коробки папки с документами, канцелярскими принадлежностями и пр., не забудьте их промаркировать, укажите номер рабочего места или шкафа в соответствии с заранее составленным планом;
  • офисную технику необходимо отключить от электропитания и упаковать в подходящие по размеру коробки, мониторы следует обернуть воздушно-пузырьковой пленкой, шнуры аккуратно сложить вместе с самой техникой, коробки промаркировать;
  • для перевозки живых растений (если таковые есть у вас в офисе) используются открытые коробки (если на улице холодно, то лучше отдельно воспользоваться легковым автомобилем).

Совет 5. Сложив и упаковав все вещи и оргтехнику, потребуется разборка офисной мебели. Поскольку существует риск повреждения шкафов и столов при перевозке на значительные расстояния, то их следует не только разобрать, но и качественно упаковать. Что касается стандартной однотипной мебели, то ее элементы (к которым относятся столешницы, полки, боковые части шкафов и столов и пр.) можно сложить вертикальными стопками, в таком виде они занимают минимальное количество места.

Если вы намереваетесь перевозить мебель в неразобранном виде, то не забудьте освободить ее от полок и ящиков, снять стеклянные дверцы. С обычных дверей необходимо убрать фурнитуру, а сами дверцы надежно зафиксировать с помощью скотча.

Совет 6. Внимательно отнеситесь к качеству упаковки мебели, задача упаковочного материала будет заключаться в предохранении ее от воздействия влаги, пыли, а также от случайных механических повреждений. Защитить гладкие полированные поверхности можно листами гофрокартона и стретч-пленкой. Не забудьте обернуть стретч-пленкой неразобранную мебель (как корпусную, так и мягкую) и сложенные стопками мебельные элементы.

Офисные стулья сложите стопками либо попарно (то есть один стул ставьте на другой ножками вверх), а затем обмотайте их стретч-пленкой. Аналогично поступите и с компьютерными креслами.

Уделите внимание маркировке упаковок: если вы проставите на них определенное обозначение в соответствии с планом нового офиса, то в процессе разгрузки мебели грузчики смогут перенести коробки к месту непосредственной сборки, что даст возможность сэкономить время в дальнейшем, а также избежать неразберихи.

Совет 7. Отличным решением станет организация разгрузки в соответствии с заранее составленным планом. После того как мебель и другие вещи будут распределены по предназначенным для них помещениям, можно будет приступать к обустройству рабочих мест.

Вам понадобится выполнить:

  • сборку и расстановку мебели;
  • размещение и подключение оргтехники;
  • раскладку папок с документами и прочих вещей по привычным и предназначенным для них местам.

Решая, как перевезти офис, имейте в виду, что грамотная организация позволит выполнить переезд в течение нескольких часов. Если назначить данные мероприятия на выходные дни, то с понедельника компания сможет работать в штатном режиме. А доверяя вопросы переезда профессионалам, вы снимаете с себя груз забот и избавляетесь от лишней головной боли.

Как перевезти офис, не растеряв при этом важные документы

Если переезд организован неправильно, то работа компании может быть парализована на несколько дней. Избежать подобной ситуации можно, заранее подготовившись к тому, чтобы перевезти офис.

В большинстве случаев не возникает вопросов с перевозкой офисной мебели, компьютеров и оргтехники, однако нельзя то же самое сказать и о документах, особенно в том случае, если ваша организация насчитывает несколько отделов. Систематизировать и рассортировать бумаги необходимо аккуратно и тщательно, поскольку именно их можно назвать сердцем любого предприятия. И если потерять хоть один листок, можно получить на выходе серьезные проблемы.

Значит, во избежание путаницы в процессе переезда стоит разработать четкую систему перевозки деловых бумаг и контролировать ситуацию.

  1. Сортировка документов.
  2. Отлично, если в вашей компании заведено хранение документов в папках. Но если они не подшиты и хранятся в разрозненном виде, то перед тем, как перевезти офис, бумаги необходимо рассортировать по размерам и назначению. Наиболее ценные документы следует на время поместить на хранение в банковскую ячейку.

    Не следует перевозить неупакованные документы внутри шкафов, поскольку они, во-первых, существенно увеличат вес мебели, а во-вторых, в процессе погрузки и разгрузки могут перемешаться. В то же время в уже находящиеся внутри машины стеллажи можно поставить коробки, заполненные упакованными бумагами, – такой прием поможет сэкономить пространство.

  3. Упаковка документов.
  4. Во избежание утраты или повреждения бумаг в процессе переезда их необходимо тщательно упаковывать. Для этого отлично подходят коробки из плотного многослойного картона. Реже используется толстая оберточная бумага, в которую заворачивают документы. Не забудьте тщательно заклеить как коробки, так и упакованные бумаги – это поможет избежать вероятности их вскрытия или повреждения при выполнении погрузочно-разгрузочных работ и транспортировке. Не допустить намокания документов во время переезда можно, дополнительно защитив их стретч-пленкой.

    При большом документообороте компании лучше прибегнуть к услугам погрузчика, а при переезде и погрузке в автомобиль различных бумаг воспользоваться паллетами, разумеется, предварительно сгруппировав документы и обернув их стретч-пленкой.

  5. Маркировка и опись.
  6. Решая, как перевезти офис, имейте в виду, что сохранить привычное размещение в шкафах папок с документами помогает указание на коробках для бумаг названий отделов, номеров шкафов и полок. Чтобы исключить ошибки уже на новом месте, шкафы и полки следует заранее промаркировать стикерами.

    Любой грузоперевозчик пользуется той или иной системой маркировки коробок с документами. Подготовив все бумаги к транспортировке, необходимо составить их опись. Помимо единого списка, можно также составить дополнительные описи по отделам.

    Разгрузив машину с документами, не подписывайте акт выполненных работ и не отпускайте грузчиков, предварительно не убедившись в том, что все документы в соответствии с описью находятся на месте.

Как перевезти офис максимально комфортно

Решая, как перевезти офис, важно оценить объем предстоящих работ, а также свои возможности и силы и, исходя из этого, уже определиться, прибегнете ли вы к услугам компаний, организующих офисные переезды, или же сделаете это собственными силами.

Конечно, самостоятельный переезд не предполагает, что перевозкой мебели будут заниматься менеджеры и секретари, в этом случае речь идет о том, что, найдя специалистов по разборке, сборке и транспортировке мебели и техники, вы будете самостоятельно контролировать упаковку и распаковку имущества организации.

Если же, оценив свои возможности, вы придете к выводу, что обойтись своими силами не удастся, то лучше обратиться в компанию, занимающуюся офисными переездами. Несмотря на достаточно высокую стоимость подобной услуги, вы можете быть спокойны за то, что ничего не будет забыто, потеряно, упущено, расставлено не там и не так. Решение этих вопросов будет полностью лежать на нанятых вами работниках.

Решая, как перевезти офис, и нанимая компанию-перевозчика, имейте в виду, что ее сотрудники не волшебники, способные за секунду переместить вас и ваших сотрудников вместе с мебелью, техникой и документами в новое помещение. До заключения договора следует внимательно изучить условия работы компании, задать интересующие вас вопросы, касающиеся оказания услуг, изучить договор, обратив особое внимание на ответственность организации и на тот момент, будет ли перевозчик страховать ваше имущество.

Подписав контракт, вам необходимо предоставить сотрудникам компании-перевозчика:
  • возможность оценить объем перевозимых вещей;
  • ознакомить их с планом расстановки мебели и техники на новом месте;
  • выбрать подходящий вам вариант упаковки из предлагаемых.

Решение всех вопросов, касающихся упаковки, перевозки и расстановки мебели и техники в новом офисе берет на себя компания-перевозчик. Вам же надо будет лишь прибыть на новые рабочие места, разобрать документы и подключить оргтехнику.

Мы перезвоним вам за 5 сек. Засекайте!